Система 1С: Документооборот 3.0 (КОРП) внедрена силами ООО «ИнфоТехСофт», как исполнителя, в одном из крупнейших холдингов РФ и охватила более 300 рабочих мест в отделах закупок, сбыта, бухгалтерии и казначейства. Решение используется для централизованного хранения и внутреннего согласования юридически значимых документов, а также для планирования мероприятий и учета работы сотрудников.

Основная цель проекта - развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:

• уменьшение временных затрат на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами;

• упрощение и ускорение процесса создания и оформления документов, без потери качества;

• уменьшение вероятности потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа;

• упрощение аудиторской проверки благодаря возможности быстрого доступа к всей необходимой информации;

• возможность создания электронных архивов документов, что значительно упростит и ускорит работу со старыми документами и уменьшит затраты на их хранение.

Перед началом проекта был проведен анализ существующих документопотоков холдинга и на основании этого анализа была разработана методология, которая стала основой частного технического задания. В результате были определены функциональные блоки, требующие автоматизации и определена приоритетность.

На начальном этапе была сформирована уникальная команда специалистов, которые принимали непосредственное участие в организации движения документов на предприятии и знали о проблемах и трудностях не понаслышке.

На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:

• потеря времени из-за необходимости пересылки бумажных документов между городами;
• долгий поиск требуемых документов;
• утрата документов;
• большие сроки обработки документов.

Для устранения этих проблем и достижения поставленных целей, было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Внедрение позволит создать эффективные механизмы управления бизнес-процессами, снизить количество процессов, связанных с бумажной документацией, и обеспечить быстрый доступ к актуальным данным. Была необходима единая информационная система, удобная для сотрудников всех управляемых обществ, учитывающая специфику каждого предприятия и динамичность законодательства.

Такой системой стал 1С:Документооборот, так как данная система обладает широкими возможностями по интеграции, стоимость и скорость внесение изменений в систему минимальна среди других конкурирующих систем.

Уже привычный для большинства офисных сотрудников страны интерфейс и основные механизмы взаимодействия продуктов 1С снижают затраты на обучение персонала функциональности нового ИТ-сервиса к минимуму.

Результаты проекта Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе.